SHERBURN-IN-ELMET  PARISH  COUNCIL
FINANCE  AND  GENERAL  PURPOSES  COMMITTEE
MINUTES  OF  THE  MEETING  HELD  ON  MONDAY  11  JANUARY  2010  

Attendance:
Cllr  Miss  B  Wilson  (Chairman),  Cllr  Mrs  J  Brown,  Cllr  C  Lake,  Cllr  N  Martin,  Cllr  R  Ransome,  Cllr  H  Spence,  Mrs  M  Gibson  (Parish  Clerk)  and  one  member  of  the  public

1    Apologies:    Mrs  S  Hoyland  (Assistant  Clerk)

2        Minutes  of  the  meeting  held  on  30  November  2009:    

a)    Matters  Arising:      
    There  were  no  matters  arising  and  the  minutes  were  approved.

3    Minutes  of  Parish  Council  Meeting  held  on  14  December  2009:  

a)    Matters  Arising:
        
    i)    Parish  Precept  2010/2011-    Decision  by  Parish  Council  for  Precept  to  remain  same  as  last  year  was  noted.      

b)    Matters  Referred:

    i)    Litter  Bin  adjacent  Boots  –  Discussed  request  for  new  bin  and  noted  a  bin  already  in  this  location  but  not  sure  if  this  is  area  referred  to  in  letter.    Recommended  David  Varley  be  asked  by  Clerk  to  empty  and  repair  present  bin  and  make  sure  it  is  accessible.  

    ii)    White  Rose  Sports  Club  –  Discussed  request  for  hedge  cutting.    Recommended  organise  walk  round  by  Councillors  to  identify  all  Council  owned  hedges  etc  and  obtain  quotations  as  a  “job  lot”.    Clerk  to  provide  map  showing  grass  cutting  areas  before  this  can  be  actioned.  Discussed  the  provision  of  dog  fouling  signs  and  bins.    Recommended  that  signs  be  erected  and  Barnsley  bin  provided.    

    iii)    Cricket  Club  –  Request  for  grant  regarding  new  pavilion  roof  noted.    Clerk  confirmed  application  form  for  grant  had  been  forwarded  and  reply  awaited  from  Club.    

    iv)    Bowls  Club  –  Repairs  required  to  footpath  to  be  looked  into  by  Cllr  Martin  and  Clerk  to  ask  Gary  Limbert  to  contact  Morgan  Est.  Hedge  and  grass  cutting  to  be  actioned  as  item  3b(ii)  above.
        
4    Financial  Matters:  

    Following  discussion  it  was  resolved  to  recommend  to  the  Parish  Council  the  following  action:-

a)    To  approve  Invoices  and  Time  sheets:
    All  invoices  on  Agenda  item  13(a)  (Parish  Council  meeting  18  January  2010)  to  be  paid.
    
b)      To  consider  Quotations:
    
(i)    Mayfair  Securities  –  Quotations  for  CCTV  at  Eversley  Park  were  received  and  members  were  minded  to  accept,  however  concern  was  expressed  due  to  the  fact  that  Mayfair  would  not  provide  power  and  broadband  connections  from  camera  site  to  Parish  Office.    Therefore,  information  to  be  sought  as  to  financial  cost  of  this  work  by  another  contractor.    Cllr  Martin  to  liaise  with  Assistant  Clerk  in  this  respect  and  report  back.

(ii)    Eversley  Park  Project  –  Noted  quotations  received  were  well  over  budget.    Possible  grant  for  trees  would  cut  shortfall.    Steering  Group  to  meet  Peter  Murphy  on  12  January  and  will  report  to  Parish  Council.    Cllr  Spence  requested  information  be  sent  to  Councillors  for  consideration  before  next  PC  meeting  on  18  January.    Chairman  confirmed  Parish  Council  gave  permission  for  use  of  their  land  for  this  project  but  with  no  financial  input.
                
c)    RoSPA  Report  -  Quotation  from  Record  received.    Acceptance  recommended  at  cost  of  £1,224.76.    Clerk  to  inform  David  Varley  play  areas  to  be  closed  until  after  works  completed.

d)    Eversley  Park  Centre  –  Notes  of  meeting  on  1st  December  2009  were  considered  and  the  following  division  of  responsibilities  agreed:-
    Boilers  and  gas  cooker  –  Parish  Council
    Electrical  checks  –  Eversley  Park  Centre  
    Exterior  paving  –  Parish  Council  

e)    Tennis  Courts  Resurfacing  –  Noted  that  Tennis  Club  agree  Parish  Council  conditions  and  Pavescape  have  confirmed  prices  held  at  £13,600.00  with  work  to  be  done  in  March  2010  subject  to  weather  conditions.    


5    Procedures  Documentation:  
    
a)    Sherburn  Bears  Rugby  Club  Lease  –  Noted  that  Solicitor  has  confirmed  copy  sent  to  Rugby  Club  for  approval  on  behalf  of  the  Club.  

b)    Sherburn  White  Rose  Sports  and  Social  Club  Lease  –  Noted  that  Solicitor  has  contacted  White  Rose  for  return  of  the  assignment  of  the  Lease  to  the  Limited  Company.

c)    Eversley  Park  Centre  Lease  –  Noted  that  Solicitor  will  consider  Lease  and  get  back  to  us.  

d)    Parish  Councillors  Guide  (20th  Edition)  –  Purchase  of  copy  agreed  to  be  held  in  office  for  reference  purposes.

e)    Villages  Survey  –  CD  sent  by  Selby  District  Council  with  regard  to  Carter  Jonas  survey  of  the  village  received  by  Cllr  Martin.  Cllr  Martin  agreed  to  look  at  this  and  try  to  extract  relevant  information.

7.    Date  and  time  of  next  meeting:
    Resolved  that  the  next  meeting  be  held  on  Monday  8  February  2010  at  7.00pm.        


Signed:

Dated: