MINUTES  OF  THE  MONTHLY  MEETING  OF  SHERBURN-IN-ELMET  PARISH  COUNCIL

HELD  IN  THE  HARRY  MOUNTAIN  ROOM  AT  EVERSLEY  PARK  CENTRE  ON  MONDAY  JANUARY  18TH  2010  @  7PM
Present:  Councillors  Miss  B.  Wilson  (Vice  Chairman),  Mrs.  J.  Brown,  M.  Hobson,  C.  Lake.  Mrs  S.  Mossman,  N.  Martin,  Mrs  D.  Martin,  H.  Spence,  R.  Ransome,  Mrs  S.  Hoyland  (Asst.Clerk/Project  Officer)  and  Mrs  M.  Gibson  (Clerk)

Also  present:  County  Councillor  M.  Jordan,  Pc  Richardson,  District  Councillor  B.  Packham,  and  8  members  of  the  public.                                                                                                                                              
Before  the  meeting  commenced  the  Chairman  asked  for  1  minutes  silence  in  memory  of  Councillor  Ivan  Sorby  who  died  in  December.  

83.    APOLOGIES  FOR  ABSENCE
Councillor  N.  Mossman.

84.  DECLARATION  OF  INTERESTS.
Councillor  Ransome  declared  an  interest  in  the  letter  regarding  land  by  library.

85.  ELECTION  OF  VICE  CHAIRMAN-  Councillor  Neville  Martin  was  elected.

86.  MINUTES  OF  THE  LAST  MEETING.
Minutes  of  the  meetings  held  on  Monday  December  14th  2009  (previously  circulated)  were  approved  and  signed  by  the  Chairman.  

87.  PUBLIC  OPEN  SESSION
Resident  of  Henrys  Mews  wished  to  thank  Clerks  for  their  assistance  regarding  the  purchase  of  2  salt  bins,  also  complaining  about  the  County  Council  not  adopting  Henrys  Mews  even  though  this  development  was  completed  in  2003,  Chairman  suggested  that  he  takes  this  up  with  County  Councillor  Jordan.    Also  because  they  will  only  get  one  bin  delivered  when  they  are  installed  as  they  have  borrowed  the  one  from  Kirkgate  for  their  area.  Chairman  explained  that  this  one  was  for  Kirkgate/Rudstone  Grove  and  Henrys  Mews  residents  and  should  not  have  been  removed.
Resident  with  complaint  about  street  lighting  in  Eversley  Mount  been  out  since  Christmas  Eve.  Before  that  they  were  on  all  the  time.  Clerk  reports  these  have  been  reported  regularly  and  contractors  have  promised  to  do  them  this  week.    Residents  have  no  complaints  with  Clerks  but  feel  some  action  should  be  taken  by  the  Council  about  the  problem  with  these  lights.  Chairman  will  contact  Contractors  herself  about  these  lights.
 
88.  POLICE  ISSUES.
Pc  Richardson  reports  that  the  Police  Surgery  van  will  be  on  the  market  area  next  Saturday  and  from  April  it  is  hoped  this  will  be  in  village  once  a  month  on  a  Sunday.

89.  PRESENTATION  BY  PETER  MURPHY  REGARDING  EVERSLEY  PARK  PROJECT.
This  item  cancelled-  see  later  in  minutes.

90.    NORTH  YORKSHIRE  COUNTY  COUNCIL  ISSUES.
a)  Traffic  Problems  Wolsey  Croft-  nothing  further  on  this  yet.
b)  Salt  Bins,  Church  View-District  Councillor  Packham  reports  that  residents  thank  the  Council  for  the  bin  in  this  area.  The  following  salt  bins  also  need  refilling  Church  View,  Henrys  Mews,  East  Bank.  Any  others  Councillors  will  let  Clerk  know.
c)  Complaint  regarding  non-gritting  of  Church  View  by  the  County  Council-this  letter  had  been  sent  to  County  Council  and  they  have  replied  direct  to  resident  with  copy  to  Council.
d)  Request  for  Salt  bins  at  Fairway  Close  and  Park  Avenue  agreed  that  Councillors  would  include  monitoring  these  areas  for  bins  when  they  have  walk  round  assessing  hedges  etc.  in  the  village.
e)  Residents  of  Henrys  Mews  have  purchased  2  salt  bins  through  the  Parish  Council  and  have  paid  for  these  themselves.  Awaiting  delivery.
County  Councillors  Reports  for  Information  Only
County  Councillor  reports  that  as  we  have  now  purchased  9  salt  bins  we  should  look  at  removing  them  in  the  summer  months  to  avoid  them  being  stolen.  Councillor  Ransome  will  get  the  notices  put  on  these  bins  that  the  salt  is  for  residents  of  the  areas  to  use.
County  Councillor  also  compiling  list  of  pot  holes  in  the  village  to  send  off  to  County  Council,  any  Councillors  who  notice  holes  to  report  to  Clerk  and  she  will  notify  County  Councillor.
County  Councillor  also  reports  that  the  Parish  should  keep  an  eye  on  any  trees  whose  roots  could  be  encroaching  on  properties  following  a  County  Council  case  regarding  trees.
North  Yorkshire  Forward  Renaissance  for  Market  Towns  holding  a  meeting  on  the  3rd  February  4-  6.30pm  County  Councillor  suggests  that  some  Councillors  also  Town  Team  should  consider  attending  will  notify  us  of  place  this  meeting  is  being  held.    

91.  CORRESPONDENCE
i)  To  Report  letter  from  Sherburn  &  Villages  CIP  group  enclosing  application  forms  for  funding.  Poster  has  been  put  in  Notice  Board  but  no  requests  for  form  at  present.  Closing  date  for  applications  is  27th  January  2010.
ii)  To  Report  letter  from  YLCA  notifying  that  subs  will  increase  by  a  *larger  than  usual*  amount  this  year.
iii)  To  Report  letter  from  SDC  stating  that  Village  Design  Statement  has  been  adopted  on  the  1st  December  2009.
iv)  To  Report  letter  from  Tennis  Club  thanking  Council  for  agreeing  to  re-surface  their  courts.  The  Company  have  agreed  to  hold  the  price  quoted  until  March.    Tennis  Club  agree  to  the  conditions  set  down  by  the  Council  for  this  work  to  be  done.
v)    To  Report  letter  from  Tiscali  that  VAT  will  increase  on  1st  January  to  17.5%  again.
vi)    To  Report  letter  from  Eversley  Park  Committee  thanking  Council  for  the  very  productive  meeting  with  Chairman  and  Councillor  Mrs  Brown  and  also  asking  for  Council  permission  to  look  at  possible  extension  of  the  centre  to  provide  more  storage  and  possibly  more  letting  rooms,  as  they  joined  *Entrust*  for  EP  Project  they  would  like  to  find  out  if  funding  would  be  available  for  this  sort  of  work  through  them.    Resolved  that  Council  have  no  objections,  in  principal,  to  this  proposal.  Suggested  a  working  party  be  set  up  with  Eversley  Park  Committee  and  the  Parish  Council  to  look  at  proposals  and  see  what  is  possible.    Initially  the  Chairman  and  the    EP  Chairman  would  meet  and  discuss  this.
vii)  To  Report  letter  of  Complaint  about  small  area  of  land  by  Library  and  the  untidy  state  of  this  area.  Resolved  that  this  was  another  area  needing  looking  at  in  the  Council  walk  round  of  bins,  hedges  etc.  this  to  be  put  on  next  months  agenda  for  further  action.
viii)  To  Report  Employertalk  Presentation  at  Queens  Hotel,  Leeds  23rd  March.  This  is  regarding  PAYE  issues,  this  is  a  free  event.    Resolved  that  Clerk  should  attend,  expences  and  hours  would  be  paid  for  this.
ix)    To  Report  Contract  signed  for  Tennis  Club  re-surfacing  work.
x)    To  Report  letter  from  YLCA  regarding  Queens  Diamond  Jubilee  in  2012.  Councillors  felt  that  the  Council  should  join  with  other  local  groups,  schools,  EP  centre,  Scouts  etc  and  try  and  organise  a  proper  village  celebration.    Resolved  that  Asst.  Clerk  should  progress  this  matter.
xi)  To  Report  letter  from  Action  for  Market  Towns  with  details  of  subscriptions.
Councillors  felt  as  we  are  not  a  town  this  should  be  left  at  the  present  time.

92.  PARISH  COUNCIL  BUSINESS
a)  PLANNING
i)    Planning  one  plan  for  Home  Farm  been  dealt  with  tonight.  Next  Planning  meeting  1st  February  6.30pm.
ii)  Update  on  Planning  Portal  Asst.Clerk  had  found  out  that  the  BT  Grant  is  only  supply  of  a  laptop  and  free  broadband  for  a  limited  period.  Councillor  Mrs  Martin  reports  this  is  on  agenda  for  next  YLCA  meeting  so  will  get  more  information  about  this  then.
iii)  To  Report  on  Street  Naming-our  letter  is  going  to  next  District  Council  meeting  on  the  6th  February  so  nothing  further  on  this.
iv)  To  Approve  filling  vacancy  on  Planning  Committee  –Resolved  this  be  left  until  a  full  Council  in  place  again.

b)  FINANCE  &  GENERAL  PURPOSES.
i)    To  Receive  recommendations  of  Finance  &  General  Purposes  Committee  and  discuss  any  matters.  After  discussion  Resolved  that  these  recommendations  be  approved  apart  from  CCTV  for  Eversley  Park  which  should  be  deferred  for  further  information  until  next  F  &  GP  meeting.  
ii)  To  Report  progress  on  Proposed  Village  Website  Councillor  Spence  reports  that  they  now  have  five  short  listed  companies  and  want  PC  agreement  that  they  go  ahead  and  get  quotes  from  these  Companies  and  also  to  advertise  in  the  Informer  notifying  the  public  of  this  site  and  that  public  usage  will  be  available.  Council  Resolved  that  these  steps  be  approved.
iii)  To  Agree  co-option  of  New  Councillor-3  names  had  been  put  forward  a  paper  ballot  was  proposed  and  seconded  and  following  this  vote  Edwin  Levick  was  elected  to  the  Council.      
iv)  To  Report  vacancy  caused  by  Councillor  Sorby’s  death  if  no  election  called  Clerk  will  advertise  vacancy  after  22nd  January  and  this  could  be  filled  at  the  next  meeting.
v)    To  Approve  filling  vacancy  on  F  &  GP  Committee.  Resolved  this  be  left  until  a  full  Council  again.  

c)  RECREATION  AND  SPORTS.
i)      To  Report  progress  on  Eversley  Park  Project-Meeting  had  been  held  last  week,  when  most  of  the  Councillors  had  attended,  the  proposals  had  been  shown  and  discussed  and  agreed  at  this  meeting.  Chairman  pointed  out  that  the  wheeled  area,  which  it  was  reported  would  be  delayed,  will  be  completed  by  June.    Resolved  that  the  Council  agree  to  accept  recommendation  by  Groundwork  on  this  project.  .
ii)    To  Report/Consider  Probation  Service  work.  Clerk  reports  they  cannot  do  hedge  at  Finkle  Hill  recreation  Ground.    No  other  suggestions  were  put  forward  except  for  litter  picking.    
iii)  To  Report  on  Sherburn  Bowls  Footpath  work      this  work  was  included  in  Council  walk  round  of  areas  for  work.  
iv)  To  Report  on  Town  Twinning.  Councillor  Mrs  Mossman  reports  that  Betheny  still  interested  in  twinning,  so  this  matter  ongoing.
v)    To  Consider  seat  for  Village  Centre  Area  still  awaiting  reply  from  owners  of  the  land,  Asst.  Clerk  had  got  new  contact  address  and  written  to  that.    
vi)  To  Report  progress  on  request  for  purchase  of  piece  of  Fairway  land.  Clerk  had  written  to  SDC  notifying  them  of  this  request  and  stating  Parish  Council  not  in  agreement  with  this,  asking  their  permission  (as  owners  of  the  area)  to  write  back  to  the  resident  with  this,  but  no  reply  yet.
vii)  To  Approve  filling  vacancy  on  White  Rose  Committee.  Resolved  this  should  wait  until  a  full  Council  again.  

d)    COMMUNITY  SAFETY  &  POLICE
a)  To  Report  update  on  guidance  for  speed  limits.  Councillor  Martin  reports  that  this  is  being  looked  at  again  by  YLCA  as  in  the  past  if  speed  limits  were  required  it  meant  chicanes,  humps  or  speed  tables  as  well.  Councillor  Martin  would  keep  Council  updated.

93.  OTHER  REPORTS
a)  Selby  Rail  Users  –Councillor  Martin  gave  report  on  last  meeting,  inclement  weather  and  Selby  parking  main  topics.    
b)  Community  Investment  Prospectus  (CIPs)-.No  meeting.
c)    Gala  Committee-  Councillor  Lake  reports  meeting  last  week  and  problems  with  Fair  for  Gala  were  discussed.  
d)  C.A.B.  –Councillor  Mrs  Martin  reports  they  are  interviewing  recruits  tomorrow.  No  meeting  held.
e)  Community  Association  –No  meeting  held.
f)  Parish  Forum,  Selby-No  report.  As  it  is  some  time  since  any  news  on  this  Resolved  Clerk  write  and  find  out  if  this  is  still  in  existence.
g)  Eversley  Park  Centre  –Councillor  Hobson  reports  that  the  kitchen  in  the  centre  is  always  freezing  cold.  Manager  reports  that  there  is  no  insulation  in  this  roof  space.  Resolved  that  this  area  be  looked  into  and  quotes  obtained  for  the  work.
h)  Yorkshire  Local  Councils  Association  –No  meeting  held.
i)  Youth  Drop  in-Councillor  Mrs  Mossman  reports  they  had  problem  with  youth  and  a  bottle  but  Police  had  sorted  this  out  and  no  further  problems.
j)  J.A.G  -  No  meeting  held,  next  meeting  17th  February  @  Fairburn  Community  Centre  @  7pm.    
k)  Elmet  Forum-letter  from  Barkston  Ash  Parish  Council  trying  to  revive  this  group  meeting  Wednesday  10th  February  at  Barkston  Ash  Village  Hall  @  7.30pm.  Resolved  that  Chairman  and  Vice  Chairman  would  attend  this  meeting.

94.  CLERKS  REPORT-  FOR  INFORMATION  ONLY.
a)  To  Report  letter  from  NYCC  update  on  severe  weather  gritting.
They  can  no  longer  treat  priority  3  routes(estate  roads  and  unclassified  roads)  and  will  be  reducing  the  number  if  Priority  2  routes  that  are  treated.
b)  To  Report  NALC  Council  Awards  for  2010.  This  was  noted.
c)    To  Report  NYCC  Service  Centre  Transportation  Strategy  Consultation.  All  households  in  village  had  one  to  fill  in.
d)  To  Report  change  of  date  for  NYCC  Selby  Area  Committee  will  now  take  place  on  the  25th  January  2010  @  Escrick  &  Deighton  Village  Hall  @  6pm.

95.  FINANCE
Cheques  totalling  £8,884.44  were  agreed  and  signed  by  the  Council.